Rendezvényszervezési check-list: 10 pontban a tökéletes rendezvényért
Az ember életében sokszor találkozik váratlan feladattal. Akár a magánéletben, akár az üzleti világban is előfordulhat, hogy egy teljes rendezvény lebonyolítását kell magadra vállalnod – ami bizony nem egyszerű feladat. A rendezvényszervezést sokan éveken keresztül tanulják, hivatásszerűen gyakorolják – így bármilyen egyszerűnek tűnhet is egy-egy születésnapi party, esküvő, vagy épp céges workshop, csapatépítő rendezvény megszervezése, érdemes szervezetten hozzáállni a feladatnak!
Természetes, hogy vannak egyszerűbb és komplikáltabb rendezvények: míg egy lánybúcsún vagy születésnapi bulin csupán Te és barátaid, szeretteid elvárásainak kell „megfelelned”, addig egy üzleti típusú rendezvényen partnereid vagy főnökeid számára is pozitív élményt kell teremtened. Bár persze a különböző rendezvények más és más követelményeket támasztanak szervezőjükkel szemben, az események „váza”, az alapok nagyrészt közösek, akár csak egy vidám estéről, akár egy protokolláris eventről beszélünk is!
Visegrádi hotelünk számos különböző típusú rendezvénynek adott már otthont: két konferenciatermünk és apartmanjaink tökéletes helyszínei akár üzleti-, akár privát célú rendezvényeknek, így elmondhatjuk: otthon vagyunk a rendezvényszervezésben! Kérd ajánlatunkat az alábbi űrlap kitöltésével, hogy veled együtt kéz a kézben valósíthassuk meg a tökéletes eseményt!
Hogy megkönnyítsük a dolgod, 10 pontba szedtük a legfontosabb tényezőket, amelyekre mindenképp érdemes figyelmet fordítanod a szervezés során!
Rendezvény célja: bagatell kérdés, ami mindent meghatároz!
A rendezvényszervezés során végig az egyik legfontosabb kérdés, amelyet szem előtt kell tartanod, hogy milyen célt szolgál az adott esemény.
Ez persze sok esetben egyszerűnek tűnik: ha privát party-t rendezel pontosan tudod, mit és hogyan szeretnétek megünnepelni, ha pedig a cég kért fel a lebonyolításra, akkor nagyvonalakban biztosan elmondták, hogy mik az elvárások. Célszerű azonban egy kicsit mélyebbre ásni magad ebben a témában. Ezer és ezer rendezvény típust ismerünk, amelyeknek ezer és ezer követelményét kell szem előtt tartanod a szervezés során! Ha nem vagy teljesen biztos a rendezvényed céljával, a rendezvény típusának sajátosságaival kapcsolatban, bátran kutass a neten vagy kérj segítséget a megfelelő embertől.
A büdzsé: csak okosan a számokkal!
A következő olyan tényező, amelyet már a rendezvényszervezés legelején le kell tisztáznod/tisztáznotok, az a rendelkezésre álló költségkeret.
Célszerű listát vezetni a várható kiadásokról és jól átgondolni azokat, valamint azt javasoljuk, hogy a megengedett költségkeret 20%-át tartsd fenn mindig „vész esetére”, vagy olyan kiadásokra, amelyekre esetleg előzetesen nem gondoltál. A költségkeret felosztásakor rengeteg tényezőt figyelembe kell venned. A catering, a szolgáltatók és a rendezvényhelyszín csak a rendezvény alapját adja meg, a programoktól függően ez még nagyban változhat!
A meghívottak listája – pontosíts!
Várhatóan hányan, és kik vesznek majd részt a rendezvényeden? Hozhatnak magukkal kísérőt is, vagy csak szűk körben tartjátok meg a rendezvényt?
Azon felül, hogy a rendezvény megszervezésekor pontosan meg kell tudnod határozni a várható létszámot (vagy legalább -tól -ig határt megadni), érdemes egy kicsit mélyebben is vizsgálni, profilozni a meghívottakat. Egy jól sikerült rendezvény titka ugyanis abban rejlik, hogy a meghívottak stílusához, elvárásaihoz képest hozd ki a lehető legjobbat az eseményből! A legtöbb esetben itt minden résztvevőt figyelembe kell venned, ám ha az adott ünnep egy ember köré összpontosul (például egy legénybúcsú, születésnap), akkor természetesen az ő igényeit kell első sorban szem előtt tartanod.
A tökéletes időpont kiválasztása
Ha a meghívottak várható listáját és az esemény célját már sikerült meghatároznod, ideje elgondolkodni rajta, hogy mikor kerítsetek sort az eseményre! Itt is érdemes alaposan átgondolnod a helyzeted, amely során az elsődleges segítséged a várható vendégek összetétele és a rendezvény típusa lesz. Ha például üzleti jellegű eseményről beszélünk, úgy azt célszerű hétköznapra, napközbenre vagy esetleg estére tervezni (de nem ritkák az üzleti típusú reggelik sem), míg egy privát bulit persze inkább hétvégén vagy péntek este célszerűbb megrendezni.
Persze ennél is pontosabb adatokra lesz szükséged: érkeznek például gyerekek is az eseményre? Ezesetben semmiképp sem célszerű estébe nyúló programot tervezni, vagy az ebéd utáni alvást megzavarni vele – inkább a kora délután lesz a jó időpont. Szeretnéd, ha rendezvényed buliba torkollhatna? Ezesetben a késő délutáni, estébe nyúló időpontok lesznek megfelelőek!
Sose feledd el az időpont megtervezésekor, hogy a helyszínbérlet és a szolgáltatók rendelkezésre állása sokat befolyásolhat ezen. Éppen ezért javasoljuk, hogy a nagyobb rendezvényeket már fél évvel (de akár egy évvel is) a tervezett dátum előtt kezdd el szervezni, míg a kisebb összejöveteleknek elég lehet néhány hónap is.
Ami mindent meghatároz: a helyszín kiválasztása
Van tehát egy alapvető elképzelésed az esemény típusáról, a meghívottakról és a tervezett időpontról is. Ideje megtalálni a tökéletes rendezvényhelyszínt!
Sok esetben ez az, ami alapvetően meghatározza az esemény hangulatát, úgyhogy nézz körül alaposan. Egy exkluzív, prémium kategóriás helyet keresel? Este buliznátok egyet? A program nagy részében a résztvevők ülve, vagy állva foglalnak helyet? Milyen messzire utaznának el a résztvevők? Szállásra is szükségetek lesz, vagy a rendezvény végeztével mindenki haza tud menni? … és ezek a kérdések még csak a jéghegy csúcsát fedik le.
A Hotel Hontiban rendkívül büszkék vagyunk széleskörű rendezvényhelyszín kínálatunkra. Két konferenciatermünk tökéletes helyszínt adhat céges rendezvényednek, konferenciádnak vagy akár workshop-oknak, nagyobb megbeszéléseknek, míg apartman házaink a privát bulikra, vagy a lazább hangvételű céges party-kra nyújt tökéletes megoldást – ha úgy akarjátok, akár szálláslehetőséggel is. Ha még nem találtad meg a tökéletes helyszínt, kérd ajánlatunkat alább!
Tematika vagy program átgondolása
Egy rendezvénynek rendkívül sok témája lehet, és még annál is több szervezett programmal kedveskedhetsz vendégeidnek. Ha nem ragaszkodsz az előzetes tájékoztatáshoz, ezt a pontot későbbre is hagyhatod, de a legtöbben szeretnek legalább egy viszonylagos tájékoztatót kiküldeni a meghívókkal együtt a várható vendégek számára arról, hogy mire számíthatnak az eseményen.
A fentiekben már átgondolt pontok alapján könnyen meghatározhatod, hogy milyen típusú programokat érdemes szervezni: prezentációk, köszöntők, kisebb-nagyobb játékok, feladatok is várhatják a résztvevőket!
Fontos! A programkínálatot mindenképp egyeztesd előre a kiválasztott helyszín kollégáival. Egy-egy hely befolyásolhatja ezek lefolyását és természetesen olyanba is belefuthattok, hogy az adott teremben a tervezett program nem megvalósítható, vagy nem engedélyezett.
A meghívók kiküldése
Ideje értesítened a meghívottakat! Ügyelj rá, hogy a meghívók legalább 2-3 héttel a tervezett program előtt menjenek ki (fontosabb eseményeknél – mint például egy esküvőnél – természetesen ez akár több hónap is lehet).
A meghívó formátuma szintén az esemény típusától és a meghívottaktól függ: míg a komolyabb, protokolláris vagy éppen ünnepélyesebb privát rendezvények nyomtatott meghívót követelnek meg, addig a kisebb, lazább hangvételű eseményekre akár online meghívókat is küldhetsz.
A vagányabb eseményeknél, ha a vendégkör főként fiatalokból áll, jó ötlet lehet a közösségi médiát is bevonni a szervezésbe: egy Facebook zárt csoportban könnyen kommunikálhattok az eseményről – és segítségével akár meglepetés party-t is rendezhettek!
Mindenképp érdemes visszajelzést kérni a meghívottaktól, hogy tudj kalkulálni a pontos létszámmal. A rendezvény főbb adatain kívül (helyszín, időpont) érdemes lehet további tudnivalókat is közölni a vendégekkel: milyen programokra számíthatnak? Körülbelül mikor végeztek? Hogy lehet megközelíteni a helyszínt? Lesz-e étkezés? (ha igen, gondolj az ételallergiákra és kérd be ezeket az adatokat a visszajelzéssel együtt!) Van-e valamilyen dress code? Írj meg nekik minden info-t, amit csak tudsz a rendezvényről, hogy jobban felkészülhessenek!
A szolgáltatók kiválasztása
A kisebb, privát jellegű bulikon általában nem, vagy csak nagyon kevés további szolgáltató jelenik meg, egy nagyobb hangvételű eseményen azonban ez is rendkívül fontos szempont. Gondolj csak egy esküvőre: a DJ, a fotós, a videós… ha az előkészületekre gondolunk ott van a sminkes, a fodrász és a műkörmös… ezeket a szolgáltatókat is mind szervezetten kell kezelned! Azt javasoljuk, hogy mihamarabb kezdd meg ezek felkutatását, hiszen gyakran a feladat nem egyszerű. A tökéletes rendezvényhez, természetesen, tökéletes szolgáltatógárda dukál!
A catering – mert nincs jó rendezvény finom falatok nélkül
A legtöbb rendezvényen valamilyen étkezési lehetőség biztosan van – és a lehetőségek tárháza itt csaknem végtelen. A rendezvény típusa, a meghívottak köre és a tervezett programok is nagyban befolyásolják ezt, hiszen a catering az ültetett díszvacsorától kezdve a finger food-os fogadáson át a kávé- és pogácsa bekészítésig bármit jelenthet!
Az étkezés stílusának meghatározásában a szolgáltatók nagy segítségedre lesznek – hiszen a hétköznapi ember számára ezek a dolgok gyakran megfoghatatlanok. Ha pontos leírást adsz arról, hogy mit képzeltél el, a jó szakember tud majd segíteni – és ezt a segítséget érdemes is megfogadni! Ha a meghívottjaid között olyanok is szerepelnek, akik komoly ételallergiával küzdenek, arra mindenképp ügyelj – semmi nem tudja úgy elrontani a rendezvényt, mint néhány éhen maradt vendég!
A szükséges eszközpark meghatározása és beszerzése
Mi mindenre lesz szükségetek a cateringen kívül a tervezett programok megvalósításához? A legtöbb rendezvényhelyszín már igen felkészülten várja a vendégeket, így a flip chart tábla, a projektor nem jelenthet gondot, azért nem árt rákérdezni ezek elérhetőségére.
Előfordulhat azonban, hogy olyan helyszínt találsz, ami tényleg a szó szoros értelmében csak a helyszínt tudja biztosítani, és még evőeszközökről is Neked kell gondoskodnod! Ez sem jelent akadályt, hiszen rengeteg party service cég várja megkeresésed, ám a büdzsét és a szervezés időtartamát abszolút meg tudja zavarni, ha erre nem készülsz fel kellőképpen. Éppen ezért azt javasoljuk, egy listán összegyűjtve küldd el a kiválasztott rendezvényhelyszínnek igényeidet, így még van időd pótolni az esemény előtt a hiányosságokat!
Visszajelzés kérése
Bár a legtöbb privát jellegű buli után ez egyáltalán nem szokás, mégsem hagyhatjuk ki a listából a rendezvény utáni teendőket. A céges, főként a visszatérő események után érdemes lehet visszajelzést kérni arról, hogy a meghívottak, hogy érezték magukat, élvezték-e a party-t.
Kezdő rendezvényszervezőként akár jótanácsokkal is elláthatnak arra vonatkozóan, hogy a legközelebb mivel tudod még élvezetesebbé tenni az eseményt amellett, hogy természetesen a pozitív visszacsatolás szerzésére is így van lehetőséged!
